Законодательство Республики Беларусь не содержит определения понятия «факсимиле», а также универсальной нормы, регламентирующей порядок применения факсимиле при оформлении документов.
По общему правилу, используемое для подписания документов факсимиле представляет собой клише (оттиск), которое воспроизводит собственноручную подпись определенного лица.
Основные требования к оформлению первичных учетных документов закреплены Законом от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон о бухучете), который с 1 января 2023 года действует с изменениями. В числе принятых изменений – новая редакция статьи 10 Закона, регулирующая правила составления первичных учетных документов.
Под первичным учетным документом понимается документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (статья 1 Закона о бухучете).
В силу требований пункта 2 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете и отчетности первичный учетный документ должен содержать, в том числе, сведения о должности служащего (профессии рабочего) лица (должности служащих (профессии рабочих) лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, его (их) фамилию (фамилии), инициалы и подпись (подписи).
Частью 3 п. 2 ст. 10 определено, что первичный учетный документ должен быть подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц)).
Одновременно Законом о бухучете Совету Министров Республики Беларусь предоставлено право определить перечень первичных учетных документов, в которых не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП)) лица (лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления.
Указанное право реализовано принятием Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2022 № 962 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 11 октября 2022 года № 210-З «Об изменении законов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности» не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением электронной цифровой подписи) лица (лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления в первичных учетных документах:
1) включенных в перечень первичных учетных документов, установленный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 года № 360;
2) подтверждающих совершение хозяйственных операций с участием 2 и более участников, за исключением первичных учетных документов, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Министерством финансов.
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 года № 360 содержит следующий перечень первичных учетных документов:
1) товарно-транспортная накладная,
2) товарная накладная,
3) приходный кассовый ордер,
4) расходный кассовый ордер,
5) акт о приеме-передаче основных средств,
6) акт о приеме-передаче нематериальных активов,
7) акт о списании имущества,
8) акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ,
9) акт о передаче не завершенного строительством объекта,
10) акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры.
Таким образом, с 01.01.2023 года запрещено использование факсимиле в первичных учетных документах, перечисленных в Постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 года № 360, а также в документах, подтверждающих совершение хозяйственных операций с участием 2 и более участников, за исключением первичных учетных документов, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательством. Документы, отнесенные к двум вышеуказанным группам, должны быть подписаны только собственноручно или с использованием ЭЦП.
Шиманская Е.П., адвокат юридической консультации
Каменецкого района
