27.10.2022 года вступают в силу изменения, внесенные в Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 N 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», Законом Республики Беларусь от 18.04.2022 N 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».
Так, с 27.10.2022 года устанавливается порядок хранения документов в электронном виде, включая электронные документы, а также порядок передачи их в архив.
Закрепляется, что указанные документы, образовавшиеся в информационной системе госоргана, иной организации, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив. Те документы, которые не подлежат передаче на хранение в архив, — до их уничтожения (ч. 1 ст. 18-1 Закона об архивном деле в новой редакции).
При этом документы, срок хранения которых превышает 10 лет (включая документы постоянного хранения), передаются из информационной системы госоргана, иной организации на временное хранение в информационную систему архива данного госоргана, иной организации (ч. 2 ст. 18-1 Закона об архивном деле в новой редакции).
А по истечении срока временного хранения вышеуказанные документы государственной части Национального архивного фонда должны будут передаваться из информационной системы архива госоргана, иной организации на постоянное хранение в госархив. Осуществляться это будет посредством информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда (ч. 3 ст. 18-1 Закона об архивном деле в новой редакции).
Порядок функционирования указанной информационной системы поручено утвердить Совмину (ч. 4 ст. 18-1 Закона об архивном деле в новой редакции).
Изменяется срок хранения документов по личному составу. Указанный срок снижается с 75 до 55 лет. Исключение составляют только те документы, в отношении которых в перечне типовых документов указан иной срок хранения (ст. 20-1 Закона об архивном деле в новой редакции).
К документам по личному составу согласно внесенным изменениям относятся в том числе документы, создаваемые при избрании, утверждении, назначении на должность, освобождении от занимаемой должности работника, а также о присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде и звании (абз. 15 ч. 1 ст. 2 Закона об архивном деле в новой редакции).
Корректируется порядок передачи документов в архивы при ликвидации организаций, прекращении деятельности ИП, представительств иностранных организаций.
Так, закрепляется обязанность ликвидируемой организации, являющейся источником комплектования госархивов, в течение 3 рабочих дней после передачи в госархив документов Национального архивного фонда представить сведения о переданных документах в территориальный (городской или районный) архив (ч. 9 ст. 19 Закона об архивном деле в новой редакции).
Уточняются нормы о порядке создания архивов.
Как и в настоящее время, архивы создаются в виде (ч. 1 ст. 13 Закона об архивном деле, ч. 1 ст. 12 Закона об архивном деле в новой редакции):
— госархивов;
— территориальных (городских или районных) архивов;
— архивов госорганов, иных организаций.
При этом архивы госорганов, иных организаций создаются по решению их руководителей (ч. 8 ст. 13 Закона об архивном деле, ч. 3 ст. 13 Закона об архивном деле в новой редакции).
Кроме того, закрепляется, что в случае отсутствия в штатном расписании организации должностей работников архива лицом, на которое возлагается выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов, назначается руководитель организации (ч. 4 ст. 13 Закона об архивном деле в новой редакции).
Также предусматривается, что госорганы, иные организации, ИП, представительства иностранных организаций могут передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы в госархивы, территориальные (городские или районные) архивы, иные организации на основании договора хранения (ч. 5 ст. 13 Закона об архивном деле в новой редакции).
Закрепляется, что научно-техническая обработка документов госорганов, иных организаций, являющихся источниками комплектования госархивов, теперь будет осуществляться ими самостоятельно либо государственными архивными учреждениями на основании договора (ч. 2 ст. 21 Закона об архивном деле в новой редакции). В настоящее время на практике такая обработка документов осуществляется различными организациями. При этом качество работ не всегда соответствует установленным требованиям, что плохо сказывается на сохранности документов Национального архивного фонда.
Уточняется порядок хранения и учета документов Национального архивного фонда.
Так, устанавливается, что хранение документов Национального архивного фонда осуществляется на возмездной и безвозмездной основе (ч. 1 ст. 18 Закона об архивном деле в новой редакции).
Документами Национального архивного фонда являются документы, находящиеся на постоянном хранении или подлежащие постоянному хранению в силу их значимости для граждан, общества и государства (абз. 14 ч. 1 ст. 2 Закона об архивном деле в новой редакции).
При этом постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда будут осуществлять исключительно госархивы на безвозмездной основе (ч. 2 ст. 18 Закона об архивном деле в новой редакции). Отметим, что в настоящее время постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда осуществляют также музеи и библиотеки (ч. 1 ст. 18 Закона об архивном деле).
О.В. Аксютик, заведующий юридической
консультацией «Линия права»
