Процедура использования факсимиле законодательством не урегулирована, поэтому каждому субъекту хозяйствования целесообразно разработать внутренний порядок его применения. Это позволит, в том числе, ограничить круг лиц, которые вправе проставлять факсимиле, а также утвердить перечень документов, на которых оно может быть использовано.
Установить порядок использования факсимиле можно в приказе или локальном правовом акте организации (далее — ЛПА), например положении, инструкции об использовании факсимиле. Нормы о применении факсимиле можно включить в общую инструкцию по делопроизводству в организации.
В ЛПА можно в том числе установить:
— место хранения факсимиле;
— лицо, которое обязано обеспечивать его сохранность;
— лицо, которое вправе проставлять факсимиле;
— запрет на использование факсимиле другими сотрудниками, кроме лиц, уполномоченных на это;
— перечень документов, на которых разрешается проставлять факсимиле;
— порядок действий при его утрате, повреждении;
— порядок уничтожения факсимиле.
В соответствии с п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждённой Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь №4 от 19.01.2009 года (далее – Инструкция), для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов, в том числе реквизита «Подпись». Пунктом 57 Инструкции определено, что реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). В собственноручную подпись должностного лица также включают реквизиты: «Резолюция» (п. 53), «Гриф согласования» (п. 60), «Виза» (п. 61), «Отметка о заверении копии» (п. 64), «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (п. 65), «Отметка о переносе данных на машинный носитель» (п. 66-1).
Частью 1 пункта 1 статьи 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь установлено, что сделка в простой письменной форме должна быть совершена путем составления текстового документа, включая документ в электронном виде (в том числе электронный документ), выражающего ее содержание, который подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующих лица или лиц), и не противоречит законодательству и соглашению сторон.
Таким образом, использовать факсимиле при подписании договора можно, если нет соглашения о его неприменении.
Статьей 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 года №57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» установлено, что первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения:
наименование документа, дату его составления;
наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;
содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Принимая во внимание положения Инструкции по делопроизводству можно сделать вывод, что в данном случае реквизит «подпись» состоит из собственноручной подписи уполномоченного лица.
Статьей 18 Трудового кодекса Республики Беларусь определено, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Таким образом, использование факсимиле для подписания этого вида документов не допускается.
Исходя из вышеизложенного, использование факсимиле возможно:
1. в гражданско-правовых договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если иное не предусмотрено соглашением сторон;
2. в документах, юридическая сила которых не подтверждается подписью должностного лица (например, исходящих письмах, если их текст предварительно согласован с директором или заместителем директора; поздравительных открытках и письмах; благодарственных письмах, благодарностях, почетных грамотах, дипломах и т.д.), перечень которых определен в ЛПА.
Шаргаева И.В., адвокат юридической
консультации Жабинковского района
